Privacyverklaring

1. Wie verantwoordelijk is

De Tekentafel is een onderdeel van Speelgroep BV. Speelgroep BV is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen De Tekentafel.

Piet Romboutlaan 69, 6711 XD Ede
KvK-nummer: 09220100
Btw-id: NL822262885B02
Contact: welkom@detekentafel.nu.

2. Welke gegevens we gebruiken

Welke gegevens nodig zijn, hangt af van de dienstverlening en het contact dat je met De Tekentafel hebt. We verwerken alleen gegevens die voor het betreffende doel relevant en noodzakelijk zijn. Deze kunnen bestaan uit:

• Contact- en identificatiegegevens: naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en, wanneer relevant, geboortedatum of geboortejaar.
• Gegevens over je vraag en deelname: je belangstelling, doelen, voorkeuren, beschikbaarheid, afspraken en de gekozen dienstverlening.
• Inhoudelijke gegevens: informatie die je deelt over je leven, ervaringen, wensen en keuzes, antwoorden op vragen, correspondentie en de inzichten, verslagen en andere materialen die daaruit voortkomen.
• Administratieve en financiële gegevens: bedrijfs- en factuurgegevens, boekingsgegevens, factuurnummers, bedragen, betaalstatus en relevante transactiegegevens.
• Toestemmingsgegevens: je keuzes over het ontvangen van berichten, vastgelegde toestemming en eventuele afmelding.
• Technische gegevens: gegevens over toegang en gebruik van onze digitale omgeving, zoals een IP-adres, apparaat- en browsergegevens en beveiligingsregistraties, voor zover deze nodig zijn voor de werking en beveiliging.

Niet alle genoemde gegevens worden bij iedereen verzameld. Bijzondere persoonsgegevens verwerken we uitsluitend wanneer daarvoor een passende wettelijke grondslag en uitzondering bestaan.

3. Waarvoor we gegevens gebruiken

De Tekentafel gebruikt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• vragen beantwoorden, contact onderhouden en aanvragen behandelen;
• dienstverlening voorbereiden, uitvoeren en waar nodig afstemmen op de deelnemer;
• persoonlijke informatie in samenhang beoordelen en inzichten, terugkoppeling en materialen ontwikkelen;
• afspraken, deelname, betalingen, facturen en administratie beheren;
• feedback en klachten behandelen en de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren;
• met toestemming ideeën, nieuws en informatie over onze dienstverlening toesturen;
• digitale voorzieningen beheren en beveiligen en misbruik voorkomen;
• voldoen aan wettelijke verplichtingen en, wanneer nodig, rechtsvorderingen behandelen.

Voor aanvragen en dienstverlening baseren we ons, voor zover van toepassing, op het nemen van stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst en op de uitvoering van de overeenkomst. Financiële gegevens bewaren we mede vanwege wettelijke verplichtingen. Voor marketing gebruiken we je afzonderlijke, vrijwillige toestemming. Voor noodzakelijke beveiliging, organisatie, kwaliteitsbewaking en behandeling van rechtsvorderingen kunnen we een gerechtvaardigd belang hebben. Daarbij wegen we dat belang af tegen jouw privacy en beperken we de verwerking tot wat nodig is.

We gebruiken gegevens niet voor een onverenigbaar ander doel zonder daarvoor een passende grondslag en informatie te geven. Geef je noodzakelijke gegevens niet, dan kan dat betekenen dat we je aanvraag niet kunnen behandelen of de betreffende dienst niet kunnen uitvoeren. Facultatieve gegevens en marketingtoestemming zijn geen voorwaarde voor deelname.

4. Hoe we gegevens verkrijgen

We ontvangen gegevens meestal rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld via formulieren, correspondentie, gesprekken en onze digitale omgeving. Voor administratieve verwerking kunnen we noodzakelijke gegevens ontvangen van een opdrachtgever, contactpersoon of betaaldienst. Wanneer gegevens via een ander worden verstrekt, informeren we je waar nodig over de bron en het gebruik. Een betaler of werkgever krijgt daardoor niet automatisch toegang tot persoonlijke antwoorden of verslagen.

5. Digitale ondersteuning en AI

De Tekentafel gebruikt digitale hulpmiddelen en kunstmatige intelligentie om informatie te ordenen, te analyseren en concepten of terugkoppelingen te ontwikkelen. Daarbij kunnen relevante gegevens worden verwerkt met ChatGPT en de OpenAI-API.

We delen alleen informatie die voor het betreffende doel nodig is. Namen, contactgegevens en andere direct identificerende gegevens laten we waar mogelijk weg. Ook zonder deze gegevens kan persoonlijke informatie herkenbaar zijn; daarom blijven we deze zorgvuldig behandelen.

Bij het gebruik van deze diensten houden we rekening met hun instellingen, verwerkingsafspraken en bewaartermijnen. Gegevens kunnen tijdens de verwerking tijdelijk bij deze dienstverleners worden opgeslagen.

We gebruiken geen volledig geautomatiseerde besluitvorming die juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor je heeft. De Tekentafel blijft verantwoordelijk voor een zorgvuldig gebruik van persoonsgegevens.

6. Met wie we gegevens delen

Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot bevoegde medewerkers, betrokken ontwerppartners en dienstverleners die deze gegevens nodig hebben voor hun taak. Afhankelijk van de dienstverlening kunnen we gebruikmaken van:

• Digitale werk- en documentomgevingen, waaronder Notion, voor organisatie en ondersteuning van de dienstverlening.
• AI-diensten, waaronder ChatGPT en de OpenAI-API, voor het ordenen en analyseren van informatie en het ontwikkelen van concepten.
• Website-, hosting- en opslagdiensten, waaronder Lovable, voor onze website en digitale voorzieningen.
• Mail- en communicatiediensten, waaronder Brevo en Cloud86, voor verzending en correspondentie.
• Betaal- en administratieve dienstverleners, waaronder Stripe, en boekhoudkundige dienstverleners en de accountant, voor betalingen en administratie.

We delen alleen gegevens die voor de betreffende taak nodig zijn. Toegang tot administratieve gegevens geeft geen toegang tot persoonlijke antwoorden of verslagen. Met dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken maken we passende verwerkingsafspraken. Sommige partijen zijn voor bepaalde verwerkingen zelfstandig verantwoordelijk. We verkopen je persoonsgegevens niet.

7. Verwerking buiten Europa

Digitale dienstverleners kunnen gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, waaronder in de Verenigde Staten. Waar dat gebeurt, moet de doorgifte berusten op een geldige wettelijke regeling, zoals een passend adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met eventuele aanvullende maatregelen. Je kunt ons vragen welke waarborgen voor de gebruikte diensten gelden en hoe je daarvan een kopie kunt krijgen.

8. Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Daarbij houden we rekening met de dienstverlening, afgesproken nazorg, wettelijke verplichtingen en eventuele lopende klachten of geschillen.

• Contactaanvragen en belangstelling zonder vervolg: maximaal één jaar na het laatste inhoudelijke contact.
• Gegevens voor de dienstverlening: gedurende de dienstverlening en daarna uitsluitend zolang ze aantoonbaar nodig zijn voor afgesproken nazorg of de behandeling van vragen. We beoordelen bij afronding welke gegevens nog nodig zijn en verwijderen gegevens zodra dat doel vervalt.
• Financiële administratie en facturen: in beginsel zeven jaar, of langer als een specifieke wettelijke bewaarplicht van toepassing is.
• Mailinginschrijving: tot afmelding of uiterlijk twee jaar na je toestemming of laatste actieve reactie of hernieuwde bevestiging. Alleen het versturen of openen van een mail verlengt deze termijn niet.
• Bewijs van mailtoestemming: afzonderlijk en afgeschermd, tot vijf jaar na de laatste marketingmail, uitsluitend om eerdere verzending te kunnen verantwoorden.
• Technische registraties, feedback en klachtgegevens: zolang noodzakelijk voor beveiliging, kwaliteitsverbetering of afhandeling. Waar mogelijk verwijderen of anonimiseren we gegevens wanneer de betreffende beoordeling of afhandeling is afgerond.

Een mailinginschrijving is geen reden om een inhoudelijk dossier langer te bewaren. Na afmelding bewaren we alleen een minimale afmeldregistratie voor zover nodig om te voorkomen dat je opnieuw onbedoeld wordt toegevoegd. Bij een lopend geschil kunnen we de daarvoor noodzakelijke gegevens langer bewaren. Niet het volledige dossier wordt daarom automatisch langer bewaard.

Termijnen gelden ook voor onze eigen inhoudelijke kopieën en correspondentie. Voor back-ups en gegevens bij dienstverleners houden we rekening met de toepasselijke verwijdercycli en wettelijke verplichtingen.

9. Mails, cookies en beveiliging

Mails met ideeën, nieuws en trajectinformatie ontvang je alleen wanneer je daar apart en vrijwillig toestemming voor hebt gegeven. We bewaren daarvoor naam, e-mailadres en toestemmingsgegevens afzonderlijk van persoonlijke antwoorden en verslagen. Afmelden kan eenvoudig via de berichten of via welkom@detekentafel.nu. Intrekken van deze toestemming heeft geen gevolgen voor je dienstverlening.

Onze digitale omgeving kan noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken gebruiken. Voor niet-noodzakelijke technieken vragen we toestemming wanneer dat wettelijk vereist is en geven we afzonderlijke informatie. Deze verklaring geeft geen toestemming voor advertentietracking.

We treffen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies en onrechtmatig gebruik. Daarbij beperken we toegang tot degenen die die voor hun taak nodig hebben.

10. Je privacyrechten

Je kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering of beperking van de verwerking. Onder de wettelijke voorwaarden kun je ook gegevensoverdracht vragen en bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Tegen gebruik voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Toestemming kun je intrekken; dat verandert niet de rechtmatigheid van verwerking vóór de intrekking.

Stuur je verzoek naar welkom@detekentafel.nu. We controleren zo nodig op een passende manier je identiteit en reageren in beginsel binnen één maand. Als de wettelijke termijn moet worden verlengd, informeren we je daarover binnen die maand. Sommige gegevens kunnen niet meteen worden verwijderd, bijvoorbeeld wanneer een wettelijke bewaarplicht geldt.

Heb je een klacht over de verwerking van je gegevens? Neem contact op met De Tekentafel. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan wanneer de dienstverlening of gegevensverwerking verandert. De actuele versie staat op onze website. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je wanneer dat nodig is.

Laatst bijgewerkt: 5 oktober 2026.